KVANT – Interný firemný systém

THE CLIENT:

KVANT je globálnym lídrom vo výrobe a distribúcii laserov a v príprave laserových show. Patrí medzi niekoľko slovenských firiem, ktoré urobili dieru do sveta. 

Od svojho založenia v roku 1995 neustále vyvíjajú, testujú a zlepšujú svoje špičkové produkty a služby. Lasery a laserové show KVANTu sú celosvetovo známe - skúsenosti majú s malými aj veľkými laserovými shows. KVANT spolupracuje s veľkými svetovými menami a značkami ako David Guetta, Paul van Dyk, Skrillex, Tiesto, hotel Bellagio, Eurovízia či Audi. 

THE CHALLENGE:

KVANT rástol a tým sa zvyšoval aj počet zamestnancov, objem produkcie a množstvo objednávok. S tým prirodzene prichádza niekoľko problémov, výziev a nových potrieb:

1. KVANT používal viacero drobných systémov na správu interných oddelení, ktoré však navzájom nekomunikovali. Chýbal im tak prehľad nad:

• tým, čo sa vyrába;
• tým, kedy to bude vyrobené;
• tým, v akom stave sú objednávky, ktoré sú vo výrobe;
• stavom skladových zásob;
• kontrolou kvality a chybovosťou (ktoré produkty sa najviac kazia a prečo);
• procesom výroby krok po kroku;
• komplexnými štatistickými dátami (predaj, zákazníci, chybovosť zamestnancov).

Výroba nevedela, čo robí sklad, sklad nevedel, čo robí výroba a nikto nevedel, čo robí obchod.

2. Obchodné, výrobné aj skladové procesy boli neefektívne, neprehľadné a ťažko kontrolovateľné.

THE DELIVERY:

Na trhu existuje veľa riešení, ktoré dokážu pokryť väčšinu aspektov “života firmy” od predaja, fakturácie cez výrobu až po logistiku. Väčšina z nich je však zastaralá - krabicové produkty, ktoré si vyžadujú inštaláciu a licenciu na každý počítač (čo teda v prípade nového zamestnanca?). Navyše, tieto produkty nie sú dostatočne škálovateľné, a preto nedokážu reagovať na špecifické požiadavky firmy. A čo je hlavné, vo väčšine prípadov sa ťažko používajú. 

Voľba tak bola jednoznačná. Do firmy bolo potrebné zaviesť na mieru prispôsobený, integrovaný obchodný, výrobný a skladový online systém tak, aby bolo možné riadiť tak špecifický a unikátny proces výroby ako má KVANT. Systém mal zároveň pokryť potreby celej firmy a všetkých oddelení. 

Vychádzali sme z nášho vlastného riešenia pre výrobný a skladový systém, ktoré sme prispôsobili potrebám a požiadavkám KVANTu.

1.  
2.  

Kľúčové princípy nového systému:

Customizovaný systém pre KVANT sme vyvíjali postupne. Najskôr sme nasadili jadro, ktoré bolo zamerané na dve najdôležitejšie oblasti ich biznisu, a teda na obchod a výrobu. Tieto moduly sú doteraz nosnou kostrou celého systému. 

Okolo nich neustále pripravujeme, vyvíjame a implementujeme ďalšie moduly a funkcionality, ktoré zefektívňujú a systematizujú ďalšie aspekty chodu firmy. Ide napríklad o:

• modul sklad, vďaka ktorému má KVANT prehľad nad celkovým počtom skladových položiek, počtom voľných a zarezervovaných kusov na sklade, nad min. fyzickým stavom skladu, nad pohybom položiek, nad objednávkami tovaru od dodávateľov, atď.;
• modul vývoj produktov, kedže KVANT neustále vyvíja svoje produkty a prichádza na trh s novými. Vďaka škálovateľnosti systému sme tak mohli modul jednoducho implementovať. Klient si dokáže trackovať každý vyvíjaný produkt (objednávky, použité súčiastky, predpokladanú cenu vývoja, predpokladané dátumy dokončenia vývoja). 

Samozrejmou súčasťou nášho systému je tiež vysoká miera prepojenia jednotlivých modulov. Systém si sám vymieňa údaje o objednávkach, produktoch, dodávateľoch, výrobe, sklade atď. Navyše, systém pracuje real-time, čiže všetky dáta sú vždy aktuálne. Manažéri, obchodníci, technici aj skladníci majú preto vždy k dispozícii aktuálne informácie o stave skladových zásob, výrobe a o stave a stupni rozpracovanosti objednávok. 

Tu je pár príkladov:

• Prepojenie obchodu a výroby. Obchodník už pri zadávaní objednávky vie, či je na sklade dostatočný počet hotových produktov, alebo je potrebné dať niečo vyrábať. Zároveň vie na pár klikov vytvoriť z objednávky zadávací list do výroby. 
• Prepojenie obchodu a skladu. Pridaním produktu do objednávky je hotový produkt alebo súčiastky, z ktorých pozostáva, na sklade automaticky rezervovaný. 
• Prepojenie skladu a produktov. Každý produkt je naviazaný na skladové položky. Skladník tak presne vie, z akých súčiastok sa produkt skladá a čo má skladu vydať. 

Integrácia s e-commerce

Na celý systém sme neskôr napojili webstránku KVANTu s e-commerce modulom. Všetky objednávky od klientov z e-shopu sú automaticky zosynchronizované so systémom a vedia ich sprocesovať presne takým spôsobom, ako objednávky nahodené obchodníkmi či manažérmi. 

Navyše, vďaka integrácii s e-commerce modulom si klient dokáže spravovať všetky informácie týkajúce sa produktov na jednom mieste. Nemusí tak dvakrát nahadzovať tie isté informácie zvlášť na webstránku a zvlášť do interného systému. Nové produkty sa zobrazujú aj na partnerských weboch kvantu po celom svete, napríklad v Japonsku, Latinskej Amerike, Číne či v Poľsku. 

1.  
2.  
3.  
4.  

Súčasný stav a nasadená funkcionalita 

Systém sa neustále mení a bezproblémovo prispôsobuje meniacim sa podmienkam a procesov KVANTu.

• Systém efektívne pokrýva všetky obchodné doklady od cenových ponúk, cez objednávky, po faktúry. Všetky vygenerované doklady sú navzájom prepojené.
• Komplexná správa a evidencia zákazníkov a dodávateľov s priamym prepojením na obchodné doklady.
• Automatizácia procesov od objednávky až po expedíciu.
• Plynulý workflow pre každé oddelenie.
• Prepojenie výroby na skladové zásoby.
• Kontrola nad celým výrobným procesom vďaka prehľadnej timeline. 
• Prehľad o skladových zásobách v reálnom čase.
• Logistika a napojenie na najvyužívanejšie kuriérske spoločnosti.
• Hierarchia prístupov - každý vidí len to, čo potrebuje a s čím pracuje.
• Komplexné štatistiky o predaji, zákazníkoch, či chybovosti.
• Jednoduchá administrácia dochádzky zamestnancov vrátane dovoleniek a sick days. 

THE RESULTS

• Nižšie náklady, vyšší zisk. Vďaka zavedenému predajnému a výrobnému procesu, ktoré sú takto presnejšie a rýchlejšie sprocesované, dokáže KVANT vybaviť viac objednávok za kratší čas. A to ide ruka v ruke s väčším obratom a nižšími nákladmi, pretože nedochádza k chybovosti a zle expedovaným objednávkam. Predstavte si, aká strata to môže byť pre firmu vyexpedovať chybnú objednávku v hodnote tisícok eur až do Číny. 
• Spokojnejší zákazníci. K prvému bodu neodmysliteľne patrí aj tento druhý. Zákazník je spokojný vtedy, ak sa k nemu dostane jeho objednávka včas a v očakávanej kvalite. Navyše, vďaka prehľadným informáciám o zákazníkoch a ich objednávkach vie KVANT zákazníkovi poskytnúť kvalitnú podporu v prípade akýchkoľvek problémov, požiadaviek, či otázok. 
• Zjednodušenie internej komunikácie. Manažéri a obchodníci už viac nemusia chodiť za skladníkmi a vedúcimi výroby, aby vedeli, v akom stave sa nachádzajú ich objednávky. Jednoducho, na pár klikov, si to pozrú v systéme a presne vedia, či všetko napreduje tak, ako má. 
• Efektívne riadenie firmy a všetkých jej procesov. A to vďaka plynulému workflow, ktorý zlepšil a navzájom prepojil obchodné, výrobné a skladové procesy. Zároveň tak odbremenil zamestnancov od zdĺhavého vyklikávania v systéme. Všetko zadajú a nájdu rýchlo a jednoducho.

Ako rýchlo rastúca spoločnosť, ktorá vyvíja, vyrába a predáva profesionálne laserové zariadenia, sme potrebovali firemný interný systém na riadenie výrobných procesov a s kontrolou nad skladovými zásobami. 

 

Adbee sme zadali neľahkú úlohu, ktorá si vyžadovala dostatočné vedomosti, vysokú znalosť problematiky a tiež odhodlanie ich tímu. 

 

Prvá verzia nášho pomerne komplexného systému bola úspešne uvedená do prevádzky do 12 mesiacov od začiatku spolupráce. A odvtedy Adbee neustále rozvíja a zlepšuje systém podľa našich potrieb. 

 

Spolupráca s Adbee bola efektívna a príjemná aj v stresových situáciách a s nedostatkom času. A vôbec, Adbee bolo vždy veľmi nápomocné. Môžem ich odporučiť s 5 hviezdičkami.

- Martin Pelikán, Project Manager, KVANT Lasers s.r.o.